A day in the life

Un día típico

A school day at the Train Center. The afternoon keeps the program's clock; the hours before it move with the week.

Un día de clases en el Train Center. La tarde sigue el horario del programa; las horas antes cambian según la semana.

1. Before the afternoonCampus visits and planning: a stop at an elementary campus to see a counselor or a teacher, calls back to families, the tutoring logs, next week's schedule, and the next pre-enrollment event.
2. 2:45 PMThe bus aides leave for the campuses with the day's rider lists. You pass on any change from a campus or a family.
3. 3:00 PMOpen the building: the walk-through, first aid kits out, rooms set, the snack staged, the sign-in tablet on, and the bus and pickup lists ready.
4. 3:15 PMThe five-minute huddle with the aides: absences, health notes, the plan and the day's safety lead.
5. 3:25 PMThe buses arrive. You meet them at the door; each group is counted off by name, and every student signs in with their card.
6. 3:30 PMSnack and the meal after the allergy check, and a homework check-in.
7. 4:00 PMAcademic time and hands-on learning: half the groups in homework help and tutoring, half in AI or STEM with the instructor, 45 minutes each. Tutoring groups start at 4:15 PM.
8. 4:45 PMThe groups are counted by name and swap. You walk every room, look in on each tutoring group and step in where you are needed.
9. 5:30 PMProject time: projects, arts, brain games and money skills. On Friday, Demo Day.
10. 6:10 PMPack up and count. Bus riders line up; everyone else goes to the pickup room.
11. 6:15 PMThe bus loads at 6:15 and leaves at 6:30 PM. You check the bus list and sign it, and families pick up at the door, each student signed out to an adult on the family's list.
12. 6:30 PMThe bus leaves. If an adult is running late, you and an aide wait inside with the student and make the calls.
13. After the last studentClose: rooms reset, tools counted and locked, the day's attendance and records finished, and any report written before you leave.

1. Antes de la tardeVisitas a las escuelas y planificación: una parada en una escuela primaria para ver a un consejero o a un maestro, llamadas a las familias, los registros de tutoría, el horario de la próxima semana y el próximo evento de preinscripción.
2. 2:45 PMLos asistentes de autobús salen hacia las escuelas con las listas de pasajeros del día. Usted les pasa cualquier cambio de una escuela o de una familia.
3. 3:00 PMAbrir el edificio: el recorrido, los botiquines listos, los salones preparados, la merienda lista, la tableta de registro encendida y las listas del autobús y de recogida preparadas.
4. 3:15 PMLa reunión breve de cinco minutos con los asistentes: las ausencias, las notas de salud, el plan y el responsable de seguridad del día.
5. 3:25 PMLlegan los autobuses. Usted los recibe en la puerta; cada grupo se cuenta por nombre y cada estudiante registra su entrada con su tarjeta.
6. 3:30 PMLa merienda y la comida después de revisar las alergias, y un repaso de la tarea.
7. 4:00 PMTiempo académico y aprendizaje práctico: la mitad de los grupos en ayuda con la tarea y tutoría, la otra mitad en IA o STEM con el instructor, 45 minutos cada uno. Los grupos de tutoría empiezan a las 4:15 PM.
8. 4:45 PMLos grupos se cuentan por nombre y cambian. Usted recorre cada salón, pasa por cada grupo de tutoría y ayuda donde se le necesita.
9. 5:30 PMTiempo de proyectos: proyectos, arte, juegos de ingenio y finanzas. El viernes, el Día de Demostración.
10. 6:10 PMRecoger y contar. Los que viajan en autobús hacen fila; los demás van al salón de recogida.
11. 6:15 PMEl autobús se carga a las 6:15 y sale a las 6:30 PM. Usted revisa la lista del autobús y la firma, y las familias recogen en la puerta, cada estudiante entregado a un adulto de la lista de la familia.
12. 6:30 PMSale el autobús. Si un adulto viene tarde, usted y un asistente esperan adentro con el estudiante y hacen las llamadas.
13. Después del último estudianteCerrar: los salones listos, las herramientas contadas y guardadas bajo llave, la asistencia y los registros del día terminados, y cualquier informe escrito antes de irse.

Your responsibilities

Sus responsabilidades

Run the center every day

Dirigir el centro cada día

• Be the site coordinator and the staff member in charge every school day, from opening at 3:00 PM until the last student has left
• Build and run the center's daily schedule: the snack and the meal, homework help, tutoring, AI and STEM, project time and Friday's Demo Day, balanced to the students and to the space and staff the center has
• Lead the five-minute huddle with the aides before the buses arrive: absences, health notes, the plan and the day's safety lead
• Keep every group with its aide and every student in sight, from the bus to the last pickup
• Run sign-in, the bus line and family pickup: the bus loads at 6:15 and leaves at 6:30 PM, and every other student is signed out to an adult on the family's list
• Keep the center safe: the daily walk-through, the first aid kits each week, the drills, and removing at once any adult who should not be with students, with a written report
• Handle the hard moments with care: a late pickup, an injury or a behavior that continues, written up the same day and shared with the family and the Program Director

• Ser el coordinador de sitio y la persona a cargo cada día de clases, desde que se abre a las 3:00 PM hasta que se va el último estudiante
• Preparar y dirigir el horario diario del centro: la merienda y la comida, la ayuda con la tarea, la tutoría, IA y STEM, el tiempo de proyectos y el Día de Demostración del viernes, equilibrados según los estudiantes y el espacio y el personal del centro
• Dirigir la reunión breve de cinco minutos con los asistentes antes de que lleguen los autobuses: las ausencias, las notas de salud, el plan y el responsable de seguridad del día
• Mantener a cada grupo con su asistente y a cada estudiante a la vista, desde el autobús hasta la última recogida
• Dirigir el registro de entrada, la fila del autobús y la recogida por las familias: el autobús se carga a las 6:15 y sale a las 6:30 PM, y cada otro estudiante se entrega a un adulto de la lista de la familia
• Mantener el centro seguro: el recorrido diario, los botiquines cada semana, los simulacros, y retirar de inmediato a cualquier adulto que no deba estar con estudiantes, con un informe escrito
• Atender con cuidado los momentos difíciles: una recogida tarde, una lesión o una conducta que continúa, por escrito el mismo día y comunicados a la familia y a la directora del programa

Tutoring and homework help

Tutoría y ayuda con la tarea

• Run high-impact tutoring for grades 3 to 5: who is tutored, the small groups, each tutor's schedule, and the same tutor with the same group all semester
• Pair the district's own reading and math materials for each grade with the program's tutoring materials, toward the district's benchmarks and the state tests
• Check the tutoring logs every week, observe each tutor each semester with written feedback, and regroup students after each progress check
• Keep homework help calm and useful: aides who help students think the work through, never doing it for them

• Dirigir la tutoría de alto impacto para 3.º a 5.º grado: a quién se le da tutoría, los grupos pequeños, el horario de cada tutor y el mismo tutor con el mismo grupo todo el semestre
• Combinar los materiales de lectura y matemáticas del propio distrito para cada grado con los materiales de tutoría del programa, hacia las metas del distrito y los exámenes estatales
• Revisar los registros de tutoría cada semana, observar a cada tutor cada semestre con comentarios por escrito y reorganizar a los estudiantes después de cada evaluación de progreso
• Mantener la ayuda con la tarea tranquila y útil: asistentes que ayudan a los estudiantes a pensar el trabajo, sin hacerlo por ellos

AI, STEM and the week

IA, STEM y la semana

• Plan the week with the instructor: AI Days on Monday and Wednesday, STEM Days on Tuesday and Thursday, and Friday's Demo Day, hackathon or guest talk
• See that every kit and tool is ready and checked before students touch it, with the Tech Center Assistant
• Give Friday an audience: families and guests invited to see what students made

• Planear la semana con el instructor: Días de IA el lunes y el miércoles, Días de STEM el martes y el jueves, y el viernes un Día de Demostración, un hackatón o una charla de un invitado
• Asegurarse de que cada kit y cada herramienta estén listos y revisados antes de que los estudiantes los toquen, con el asistente del Tech Center
• Darle público al viernes: familias e invitados que vienen a ver lo que hicieron los estudiantes

The campuses

Las escuelas

• Be the program's link to High Point, Webb and Brule Elementary: the principals, counselors, teachers and front offices
• Keep the bus plan working with each campus and the bus aides: the day's rider lists, where riders meet after the last bell, early-release days and every change
• Keep tutoring in step with the school day: what each grade is learning, and what teachers see in class
• With each family's written authorization, follow students' grades and school attendance each grading period, so tutoring and support go where they are needed
• Invite campus staff to see the program, and ask them to refer students who would benefit

• Ser el vínculo del programa con High Point, Webb y Brule Elementary: los directores, consejeros, maestros y oficinas
• Mantener funcionando el plan del autobús con cada escuela y los asistentes de autobús: las listas de pasajeros del día, dónde se reúnen después de la última campana, los días de salida temprano y cada cambio
• Mantener la tutoría de acuerdo con el día escolar: lo que aprende cada grado, y lo que los maestros ven en clase
• Con la autorización escrita de cada familia, dar seguimiento a las calificaciones y la asistencia escolar de los estudiantes cada periodo de calificaciones, para que la tutoría y el apoyo lleguen a donde se necesitan
• Invitar al personal de las escuelas a conocer el programa y pedirles que recomienden a los estudiantes que se beneficiarían

Recruiting and keeping students

Reclutar y retener estudiantes

• Fill the center: pre-enrollment and enrollment drives at the campuses, at school and community events, and through families who bring other families
• Help each family pre-enroll, in English or Spanish, and answer their questions about the bus, pickup and the afternoon
• Call a family when a student starts missing, to learn what would help them come back
• Celebrate students' days and milestones, and the rewards they earn

• Llenar el centro: campañas de preinscripción e inscripción en las escuelas, en eventos escolares y de la comunidad, y por medio de familias que traen a otras familias
• Ayudar a cada familia a preinscribirse, en inglés o en español, y responder sus preguntas sobre el autobús, la recogida y la tarde
• Llamar a una familia cuando un estudiante empieza a faltar, para saber qué le ayudaría a volver
• Celebrar los días y los logros de los estudiantes, y las recompensas que ganan

Staff

El personal

• Help hire the center's staff, and recruit tutors and aides from the campuses and the community
• Schedule, supervise and coach the Train Center's aides, tutors and volunteers, and work beside its instructor
• Keep the list of every adult cleared to work at the center, and walk each new staff member and volunteer through the building, the ways out and sign-in before their first time with students
• Cover an absence so no group is ever without its adult
• Give each person feedback every week and their reviews on time

• Ayudar a contratar al personal del centro, y reclutar tutores y asistentes en las escuelas y la comunidad
• Programar, supervisar y orientar a los asistentes, tutores y voluntarios del Train Center, y trabajar junto a su instructor
• Llevar la lista de cada adulto autorizado para trabajar en el centro, y mostrar a cada nuevo miembro del personal y voluntario el edificio, las salidas y el registro antes de su primera vez con estudiantes
• Cubrir una ausencia para que ningún grupo se quede sin su adulto
• Dar a cada persona comentarios cada semana y sus evaluaciones a tiempo

Families and community

Familias y comunidad

• Welcome families: a same-day call about anything that happened, and an answer in their language
• Host the Train Center's family events with the Program Specialist: family challenge nights, tech workshops for parents, money skills nights and showcases
• Send home each quarter's take-home STEM kit and each semester's progress note
• Invite Train Center parents to the Parent Advisory Council

• Recibir bien a las familias: una llamada el mismo día sobre cualquier cosa que pasó, y una respuesta en su idioma
• Organizar los eventos familiares del Train Center con el especialista del programa: noches de retos en familia, talleres de tecnología para padres, noches de finanzas y presentaciones
• Enviar a casa el kit de STEM de cada trimestre y la nota de progreso de cada semestre
• Invitar a los padres del Train Center al Consejo Asesor de Padres

Records

Registros

• Keep each day's attendance and program records complete and on time
• Keep the sign-in, sign-out and bus lists, the tutoring logs, the snack and meal counts and the incident reports, and lock them away at close
• Report the week's attendance, staffing and anything that needs a decision to the Program Director
• Keep every student's information private: never posted, never shared, never put into an AI tool

• Mantener la asistencia y los registros del programa de cada día completos y a tiempo
• Llevar las listas de entrada, salida y autobús, los registros de tutoría, los conteos de merienda y comida y los informes de incidentes, y guardarlos bajo llave al cerrar
• Informar a la directora del programa la asistencia y el personal de la semana y todo lo que necesite una decisión
• Mantener privada la información de cada estudiante: nunca publicada, nunca compartida, nunca puesta en una herramienta de IA

What success looks like

Cómo se ve el éxito

• Students come every day and want to: the center fills and stays full
• No surprises: every count right, every student home safely, every report written the same day
• Tutored students show growth at each progress check
• The afternoon runs on time, and every Friday has an audience
• Campus staff know the program, refer students to it and call you by name
• Each day's attendance and program records are complete and on time
• Families feel welcome and come back for the next event

• Los estudiantes vienen cada día y con ganas: el centro se llena y se mantiene lleno
• Sin sorpresas: cada conteo correcto, cada estudiante en casa a salvo, cada informe escrito el mismo día
• Los estudiantes en tutoría muestran progreso en cada evaluación
• La tarde funciona a tiempo, y cada viernes tiene público
• El personal de las escuelas conoce el programa, le recomienda estudiantes y le llama por su nombre
• La asistencia y los registros del programa de cada día están completos y a tiempo
• Las familias se sienten bienvenidas y vuelven al siguiente evento